4.5. Ügyvitel – Merre haladjunk!

4.5.1. Mi lesz veled software-ke?

A kérdés nagyon fontos. Merre halad a világ? Minden software vásárlásra elköltött forint végeredményben azt határozza meg, hogy a Földgolyón folyó software fejlesztéseknek melyik iránya, milyen tempóban fejlődik. Magyarán, a vevők vásárlási döntéseikkel finanszírozzák a fejlesztéseket.
Az MS értékesítési stratégiáit és software-it mindenki ismeri. A hivatalos képzésekben, az alsótól a felsőoktatásig mindenütt az MS termékeivel találkozunk. Erről szól a TV, a rádió, az újságok. Tehát amikor megvásárolunk egy MS terméket, akkor nem csak a fejlesztést, hanem az MS eladásokhoz kapcsolt médiagépezetet is finanszírozzuk. Természetesen ennek meg van a hasznos oldala is. Tájékozottak leszünk, megismerjük az új software technológiákat. Azonban mindennek van egy „sötét oldala” is. Más fontos híreket, tudásokat viszont elfednek ezek az információk.
Lassan, az internet egyre nagyobb térnyerésével, ez a „fal” kezd egyre jobban átlátszóvá válni. Azért mert egyrészt az internet „közel” ingyen van, így egyre több ember számára hozzáférhető, másrészt nincs cenzúra, nem mondja meg semmilyen „kapuőr”, hogy mit lehet olvasni, vagy írni, harmadrészt, mert az internet megfordítja a „reklámlogikát”. A „fordítás” röviden azt jelenti, hogy míg az írott és elektronikus sajtóban agymosásszerűen csak bizonyos médiatartalmakkal találkozhatunk, az interneten az információt kereső ember adja meg, hogy „mit szeretne tudni” és erre a tudáskérésre keres és válaszol az internet. Az interneten megjelenő tartalmakat a tartalmak és nem a hirdetők alapján szűri és jeleníti meg. Ez nagyon fontos különbség. Erről még később, az internetben rejlő lehetőségekről szólva, még fogok írni. Az internet sokkal szabadabb, egyenlőségelvűbb rendszer, mint a média.
Az előzőekből következik egy fontos megállapítás: Ha software-t keresünk valamilyen feladatra, akkor a saját szakmai köreinken túl az internetről tájékozódjuk és ne a médiumokból.

4.5.2. Ügyviteli rendszer – másképp!

Az újságokban, médiumokban nagyon sok ügyviteli rendszerről olvashatunk, láthatunk hirdetéseket. Az ügyviteli rendszerek fizetősek. Ezt sajnos nem lehet „megúszni”. Azonban nem mindegy, hogy a választott ügyviteli rendszer mit tud és milyen környezetben!
Sok helyen tapasztalom, hogy nem tudják, hogy ma mit is lehet elvárni egy ilyen rendszertől. Általában felsorolja a helyi könyvelő, hogy tárgyi eszköz, könyvelés, bérszámfejtés, stb. Aztán jön a raktáros, a vámügyintéző, a pénzügyes és mind-mind megfogalmazza a saját elvárásait. A vezetőnek már zsong a feje. Nos, egy vezetőnek nem ezzel kell foglalkozni!
A felsorolt szakmai kérdések természetesen nagyon fontosak, de elnézést: Evidenciák. Ha egy rendszer bármilyen szakmai okból alkalmatlan, akkor szimplán alkalmatlan és nem szabad megvenni. Ha van a piacon több alkalmas rendszer is, akkor jön a kérdés, melyiket válasszam?
Ez a vezetői feladat, de, hogy tudjak segíteni a döntésben, fel kell tennünk egy kérdést: Mit lehet elvárni ma egy ügyviteli rendszertől?

4.5.3. Nagyobb szabadság, nagyobb hatékonyság, rugalmasság, gyorsaság

De szép szavak. S most, kérem, gondoljon valami olyat egy ügyviteli rendszerről, amit eddig nem mert! Meg van? Válaszom: Igen! Lehet!
Lehet olyan ügyviteli rendszere, amely például a következő – eleddig szokatlan, elképzelhetetlen – szolgáltatásokat nyújtja:
- távkönyvelés, a könyvelője otthonról is könyvelhet
- távelérés, Ön bárhonnan a világból beletekinthet a könyvelési, termelési, avagy másképpen a cége összes gazdasági adatába, csak legyen egy egyszerű internetelérés.
- a rendszer nyomon követheti a belső folyamatokat és „végigerőszakolja” azokat a cég hierarchiáján. Ön folyamatosan informálódhat, hogy mely folyamat miért, mikor, kinél akadt el.
- egy magyarországi cég Düsseldorfba kiküldött üzletkötője, ott kint, a tárgyalást követően mobil internetkapcsolatos notebookján megtekinti, hogy van-e szabad készlet abból a termékből pillanatnyilag, amiből el tud adni a németeknek, majd ha van, akkor azonnal lefoglalja, kiadja a szállítási rendelést, meghatározza a szállítás napját, a számlát kiállítja, kinyomtatja, lebélyegzi és átadja a partnernek. És ez a tranzakció azonnal látható a rendszerben bármely jogosult résztvevője számára. Indulhat a teherautó! Jöhet a pénz!
- és mindezt természetesen biztonsággal. Elég vinni egy notebookot, amire nem kell mást feltelepíteni mint egy böngészőprogramot. Mindegy, hogy MS vagy Mac operációs rendszert használ.
És ezt még lehet tovább „ragozni”!
Vannak tehát mára más, sokkal nyitottabb rendszerek. Érdemes ezek felé orientálódni.
És nem drágábbak! Miért?
Mert másképp gondolkodnak. Nem építenek méregdrága fejlesztőeszközökre, nem használnak drága adatbázis-kezelő programokat. Abból próbálnak építkezni, ami kipróbáltan jól működik és ingyenes.
Még egy fontos megállapítás: Nem kell sutba dobni az MS Windows-os beidegződésünket sem.
Tetszik?
Ezt keresse, több is van!

4.5.4. Az ügyviteli rendszer környezete és ára!

Az ügyviteli rendszereknek nem csak a saját ára határozza meg a költségeiket, hanem a környezetük költségei is. Nézzük, miből tevődik össze az ügyviteli rendszer ára!
- Az ügyviteli software fejlesztésének költsége (ezt lehet, hogy felhasználószámhoz kötik, azaz minél több felhasználó, annál drágább) (Ez nem jelent negatív megkülönböztetést a „nagyobbakra” nézve, mert egy nagyobb cég több problémával fog előállni, több figyelmet követel.)
- Az ügyviteli rendszer környezete több részből áll össze:
o operációs rendszer, ha mondjuk szerveren fut, a hozzá tartozó felhasználószámtól függő licencdíjjal.
o a fejlesztő környezet fajlagos ára
o a használt adatbázis-motor ára
o a használt adatbázis-motor program licenc díjai
o egyéb kiszolgáló programok ára
o azok a hardware eszközök, amelyek szükségesek a működéshez
o és ezeket mind frissítgetni kell az évek során

Már szóltam a Linuxról, szóltam a MySQL-ről, de ideidézhetném a PostgreSQL-t és társait is. Nos ezek ingyenesek. Ha egy 25-30 belső és külső résztvevős rendszert szeretnénk Microsoft software eszközökkel összehozni, MSSQL adatbázis-kezelő alatt úgy hozzávetőlegesen számíthatunk 4-5 millió Ft költségre a környezetet illetően, ebben még nincs benne az ügyviteli program ára, az installáció és a konfigurálás.
Ma 4-5 millió forint a kkv-k számára nagy pénz. Érdemes gondolkodni, tájékozódni.

4.6. Mire jó „még” az Internet?

Az internet alapvetően információ szerzésre való, olyan médium, amely az emberi közösségek között teremt informális kapcsolatokat. A következő jellemzőket mondhatjuk el az internetről:
- környezetbarát, mert nem használ fel semmilyen papírt, igaz a működtetéséhez igen nagy energia szükséges, azonban más médiumokkal szemben nagyságrendekkel alacsonyabb környezetterhelést okoz.
- szabad, a szó legnemesebb értelmében. Igaz sok próbálkozás volt már a „regulázásra” (lásd például a kínai olimpia idején), de szabadsága semmilyen más médiumhoz nem fogható.
- hatékony, mert nem zúdít a végponti felhasználókra felesleges tartalmat, illetve ezek más tömegmédiumokhoz képest elenyészők.
- pontos, az interneten történő keresések pontossága, találati aránya igen magas. Természetesen itt is vannak még megoldatlan problémák, de sok helyen a keresőszervereken a mesterséges intelligencia-kutatások eredményeit is felhasználják.
- nyelvfüggetlen, illetve ebbe az irányba halad. Az egyes oldalak a látogatói „tábor” nyelvein elérhetők, azaz többnyelvűek, illetve a keresőszerverekbe beépített – egyre jobb minőségű – fordítórendszerek lehetővé teszik más nyelvekre történő nyersfordítás közvetlen megjelenítését.
- gyors, mert azonnali kiszolgálást biztosít. Nincs komoly várakozási idő egy-egy válaszra. A levelek átviteli sebessége korábbi rendszerekben ismeretlen volt.
- olcsó, ahhoz képest, hogy milyen hatékony információs eszköz.
- interaktív, nem a médium (egy kapuőr) mondja meg, hogy a végponton mi jelenjen meg, hanem a végpont. Ezen túlmenően bárki számára biztosítja névvel, illetve anonim módon a megjelenést, bármilyen tartalomhoz való hozzászólást, tetszésnyilvánítást.
- kultúra teremtő és mentő, rengeteg új és régi kulturális érték megjelenését teszi lehetővé.
- forrás, nem csak a napi információs igényeket elégíti ki, hanem például rengeteg könyvet (e-book), térképet, , tudományos ismeretet terjeszt, közösségi adatbázis elérést nyújt.
- itt mindenki egyenlő, nincs szegény, és nincs gazdag.
Nos, ne dicsérjük tovább, hanem nézzünk egy pár olyan alkalmazását, ami a fentiek alapján sokaknak nem egyértelmű.

4.6.1. Az internet: A megelőzés

Amikor egy cég, általa ismeretlen, új partnerrel köt kapcsolatot, mondjuk ezt a kapcsolatot nem alkalmi jellegűre, hanem hosszú távra tervezi, akkor érdemes „körbejárni” az új partnert. Hogy ez tevékenység pénzt tud keresni? Nem, de megóv bennünket egy esetleges pénzvesztéstől.
Erre nézve a pár lehetőséget mutatok be, de a felvetett „gondolatszálakon” tovább lehet haladni.
- Létezik-e a partner? A Magyarországon bejegyzett gazdasági társaságokról a leggyorsabban az APEH oldalain találunk információt. Itt két adatbázist ajánlok figyelmükbe, az egyik az adóalanyok listája, amiben a cég nevével kereshetünk, a másik, pedig a letiltott adószámok jegyzéke. Ugye érthető, hogy miért fontos ez a két lista. Külföldi adóhivatalokban is érdeklődhetünk hasonlóképpen új „barátunk” felöl, ha nem magyar.
- Hogy is állunk? A cégnyilvántartás nyilvános. Ez egy nagyon fontos dolog. Információt kérhetünk interneten keresztül a cégnyilvántartásból. Erre közvetlenül és közvetett módon is lehetőségünk van. Az online megoldást akkor érdemes használni, ha sok partnerről kell információ, erre regisztrációt követően elő kell fizetni. Egyébként elegendő az offline megoldás, ahol a ritkábban előforduló szerződéskötések előtt érdemet tájékozódni. Ilyen esetben futárszolgálat viszi házhoz a kért adatokat. Érdemes tudni, hogy a nyilvánosság a cég mérlegadatait is érinti. Egy mérlegből pedig nagyon sok mindenre következtethet egy szakember.
- A cég internetes megjelenése sok mindent elárul. Milyen honlapja van, milyen tartalmakkal rendelkezik, mi fontos a cég számára, milyen referenciákkal rendelkezik, hogyan tartja a kapcsolatot partnereivel. A feltüntetett referenciákat fel is lehet hívni, nem csak nézegetni!
- De itt még nincs vége. A partner szolgáltatásaira, termékeire vonatkozóan kereséseket indíthatunk internetes fórumokban. Ez igen érdekes tud lenni, mert közvetlen tapasztalatokról szólhatnak a fórumozók. Vannak kifejezetten olyan oldalak, amelyek például autókkal foglalkoznak és kifejezetten az autótulajdonosok tapasztalatait tartalmazzák. Egy példát említek: nepitelet.hu. Itt sokat lehet derülni, és sokat lehet tanulni. A közvetlen tapasztalásból születő vélemény a leghitelesebb. De nem csak autókról, hanem bármiről találhatók közvetlen vélemények, fűmagról, bicikliről, internet szolgáltatókról, stb. Tehát ne legyünk restek, böngésszünk!

4.6.2. Az internet: Lehetőség a megjelenésre

Először egy közhely: Az internetet információ szerzésre használjuk.
De ennél sokkal fontosabb, hogy információt adjunk magunkról a világnak és elérjük, hogy a világ megtaláljon bennünket. A következő fejezeteknek ez a témája.
Ma ki lehet jelenteni, hogy aki nincs az interneten, az nem létezik. Akinek nincs valamilyen webes megjelenése, akár a legkisebb is, az a nagy többség számára nincs. Aki elsajátította az internet által nyújtott szolgáltatásokat, az már nem „képes” másban gondolkodni. Semmilyen írott katalógus, címlista, helyi érdekű „postaládaszemét” nem helyettesíti.

4.6.3. Mutasd meg a honlapodat, megmondom ki vagy!

Igen, egy honlapból nagyon sok minden „lejön”. Ettől a mondattól érdemes megijedni! Tartottam előadást és amikor ehhez a részhez érkeztem, akkor látszott a szemeken, hogy sokan nem értik, mire is gondolok. Szerencsém volt, mert az előadásomhoz volt projektor, meg számítógép, sőt még internet elérés is, így pár élő példán keresztül meg tudtam mutatni, mire gondolok. Derültség volt a válasz. Ez a tanulmány sajnos nem tartalmazhat konkrét hivatkozásokat, mert egyrészt nem szeretnék senkit sem nagyközönség előtt lejáratni, másrészt egy hivatkozás mögötti tartalom végül bármikor módosulhat, így érvényét vesztené.

Pár tipikus hiba:

1.

Vezető megbízza 8-12 éves gyermekét, hogy hozzon létre egy ingyenes webfelületen egy honlapot, amihez rendeljen hozzá még egy e-mail címet is.
Ebből lesznek a bugyirózsaszín alapon világoskék nagybetűkkel megjelenő céges információk, némi mosolygásra késztető helyesírási hibával. Ha valaki idetéved, szinte azonnal menekül.

2.

Egyszer volt, hol nem volt, valamikor réges-régen, úgy hat talán hét évvel ezelőtt megbíztak egy webdesignert, hogy készítsen egy honlapot. Elkészült. Tehát van. Azóta is. Változatlanul.

3.

Mindent bele! Olyan a weblap, hogy azon minden mozog, forog, villog, ugrál, mocorog, zörög, zenél, dudál! Jaj.

4.

Mindent egy helyen! Már a Menü is 6 pontos apróbetű, a menüből négy is van. Nyolc hasáb, három gördülősáv, itt aztán mindent meg lehet találni, csak azt nem, amiért idejöttünk.

4.6.4. Jó, jó, de akkor hogyan?

Jöjjön most pár tanács is:
Vegyünk saját domainnevet (Legyen rá 3000,- Ft/év forrásunk)!
Ehhez kapcsoljuk hozzá az elektronikus levélcímeinket (Így elegáns)!
Legyen céges központi például info@ és legyenek munkatársaink nevéhez kapcsolt kukutyin.elek@ vagy esetleg funkcionális megközelítésű kereskedelem@ e-mail címek!
Bízzunk meg webfelület készítésében jártas céget az oldal elkészítésével, ha lehet úgy, hogy a tartalmat mi magunk is módosíthassuk, hogy ne legyünk teljesen kiszolgáltatottak az új információk megjelenítésében.
Frissítsünk, frissítsünk és frissítsünk. A céggel kapcsolatos „történésekből” kreáljunk híreket! Gondoskodjunk a látogatottságunk emeléséről (Erről majd még később)! Jelenítsük meg beruházásainkat, eredményeinket, indítsunk akciókat, stb. Magyarán legyen napi frissülés az oldalon.
A honlapon érdemes megjeleníteni a tevékenységünkkel kapcsolatos tudást, ez ne sértsen szabadalmi vagy egyéb szerzői jogot. Ez lehet cikksorozat, a tevékenység technológiáját részletesen is bemutató írás, bármi. Fontos: Az ilyen tartalom a hitelességet növeli, azt láttatja, hogy „értünk hozzá”.
Mindenképpen kapcsoljunk vagy kapcsoltassunk valamilyen látogatottsági statisztikát készítő programot a honlapunkhoz! (Ez nagyon fontos. Lásd később.)

4.6.5. Hogyan működik az interneten a reklám?

Az interneten igen kevés a reklám. Ahogy arról már korábban szóltam a 4.5.1. fejezetben az internet megfordítja a reklámlogikát. Az internet előtt ülve az ember megoldásokat, fogalmakat, tudást, bármilyen információt keres, de semmi esetre sem – vagy nagyon ritkán – egy konkrét márkát, céget. A keresés kulcsszavakkal történik, ez a különbség!

4.6.6. Keresőszerverek

Ahhoz, hogy megértsék későbbi javaslataimat, el kell mesélnem – na nem nagyon részletesen és erősen leegyszerűsítve –, hogy hogyan működnek a keresőszerverek.
A keresőszerverek, ahogy a nevük is jelzi, olyan számítógépek és programok, amelyek az interneten megjelenő tartalmakat szűrik, adatokat gyűjtenek, és ezeket rendszerezik. Tevékenységük során hatalmas információtömeggel találkoznak, ez az egyik halmaz. A keresőszerverek azonban azt is gyűjtik, hogy milyen keresőszavakat használunk mi felhasználók. Ez a másik halmaz. A két halmaz között kapcsolatokat keres a rendszer és ahol többszörösen megerősített egyezést talál, nos ezek a tartalomhivatkozási listák kerülnek elénk, mikor használatba vesszük őket. De ez csak az egyik út.
A másik relevanciaértékelési módszer, hogy azt is figyelik, hogy egy bizonyos honlapra, bizonyos kulcsszavak használata mellett hány hivatkozás mutat. Minél több helyen fordul elő egy honlapra mutató link, annál valószínűbb, hogy a keresési lista elejére kerül.
A keresőszerverek azt is figyelik, hogy egy adott oldal milyen sűrűn frissül.
A keresőszervereket el is kell tartani. Ezért elő lehet fizetni az üzemeltető cégnél, hogy a kidobott listákon „előre kerüljünk”. (Erről majd később).
A fentiekből következik, hogy a keresőszerverek manipulálhatók.

4.6.7. A látogatottság – Pénzt hoz az internet

Egy internetes honlap önmagában szinte semmilyen hatással nincs egy cég életére. Egyek leszünk a milliárdnyi között. Mitől fog a honlap „pénzt” termelni? A látogatottságtól. A keresőszerverek természetesen egy idő után rátalálnak honlapunkra és „letapogatják” tartalmát, azaz be fogunk kerülni a keresési listákra, de a kulcsszavas keresésekkel még mindig bajban leszünk.
A legfontosabb „reklámerő” az interneten, ha a keresőszerverek a mi tevékenységünkről szóló vagy ahhoz kapcsolt kulcsszavak használata esetén a keresési lista első 5-6. helyén ott vagyunk. Hogy még érthetőbb legyen ennek a mondatnak a „súlyossága”: Azok, akik így találnak ránk, azok nem a mi cégünket keresték, hanem konkrétan valamit. Például: Van egy élhajlítógépünk és szeretnénk munkát keríteni rá, akkor ha a „lemezhajlítás”, „hajlítás”, „lemezmunka”, stb kulcsszavakra, ha mi kerülünk „látótérbe”, akkor az az ember aki ezeket a kulcsszavakat használta, annak éppen élhajlítógépre van szüksége. Nos, így találunk egymásra.
Ez a „reklám” a legerősebb hatású. Konkrét létező igényre ad feleletet. Nem az elektronikus médiumokon keresztül bombázzuk este minden híradó előtt és után az emberek agyát, hogy mi vállalunk élhajlítást, amit vagy megjegyez, vagy nem szegény fáradt dolgozó. (Megjegyzem borzalmas pénzekért.)
Tehát a cél, hogy az egyébként megjelenő – cégünknek „fekvő” – igényeket magunk felé tereljük!
Honlapunk látogatottsága tehát nagyon fontos. De ne örüljünk annak, ha a látogatottsági statisztika az egekben van, de nem csörren meg a telefon és nem kapunk egyetlen elektronikus érdeklődő levelet sem. Mert a látogatottság minősége tehát a meghatározó, a minőséget pedig a kulcsszavak hozzák.

4.6.8. Hogyan emeljük a minőségi látogatottságot

Erre több módszer is van. Nézzünk sorjában a legfontosabbakat!

Az összes ismert keresőszerverben lehet ingyenesen regisztrálni honlapokat. Ennek is van értelme, de ehhez általában nem lehet kulcsszavakat rendelni. A rendszer „megtalál” bennünket, de igen bugyután.
Ahogy már említettem a keresőszerver üzemeltetőknek is meg kell élni valamiből, ezért elő lehet náluk fizetni „kattintásra”. Ez azt jelenti, hogy regisztrálnunk kell honlapunkat, meg kell adni kulcsszavainkat a szerveren. Fizetni kell az üzemeltető cégnek, ezért ő cserébe „garantálja”, hogy az általa generált keresési listákban megjelentett bennünket az megadott kulcsszavak használata esetén. A klikkeket a rendszer számolja és csak annyira „segít” nekünk, hogy a pénzéért „megdolgozzon”. Ha van – esetleg magunk által üzemeltetett – látogatottsági statisztikánk, akkor láthatóvá válik, hogy a cég „teljesített-e”. Az előfizetés a pár száz Ft/naptól kezdődően már igen jól működik.
Lehet hirdetni más honlapokon, de ezeket nem nagyon ajánlom. Ennek ellenére erről is kell szólnom. A nagyobb hírportálok nagy látogatottsággal rendelkeznek, ami azt jelenti, hogy van olyan nap, amikor több százezren olvassák a lapot. Ilyen lapokon el lehet helyezni bannereket (kis grafika mely linket tartalmaz), de ezeket nem nagyon olvassák. Ha már erre „vetemedünk”, akkor próbáljunk meg úgy szerződést kötni, hogy nem a megjelenésért, hanem a klikkért fizetünk. Megfigyelhető, hogy egyből sokkal drágább lesz. A portál megválasztásánál ne csak a nagyság és a látogatottság legyen a szempont. Vannak ugyanis szakmai jellegű hírportálok, ahol a látogatók azon körből kerülnek ki, akik nekünk is partnereink lehetnek.
Katalóguscégek is vannak a neten. Ezek általában általános szakmai cégkeresők. Vannak fizetősek és ingyenesek. Tapasztalatom, hogy igazán nagy jelentőségük nincs, szimplán azért, mert az adatbázisaik nem frissek, sok hibát tartalmaznak vagy hiányosak, a keresési lehetőségeik korlátozottak, tisztelet a kivételnek. Ezeket az oldalakat inkább címlisták készítésére lehet használni, mondjuk egy direct mail kampány során.
Szakmai linkgyűjteményekről szólnom kell. Ezeket bátran használjuk, nagyon hasznosak. Ilyen például a lap.hu, amelyen rengeteg csoportosított és frissen tartott tartalmat találunk. Ide is regisztrálni kell, de megéri.
Ha ennél is többet akarunk, akkor már erre szakosodott céget érdemes megbízni. Ezek a cégek – többek között – úgy manipulálják a keresőszervereket, hogy a maguk által működtetett több ezer honlapon egyszerre jelentetnek meg rólunk PR cikket, melyben megjelennek azok a kulcsszavak, melyeket mi adunk meg. Így a találati relevancia alapján kerülünk a keresőlisták élére. Ez azonban már pénzbe kerül. Általában ezek a cégek szoktak adni bizonyos próbaidőt, hogy kiderüljünk megéri-e velük szerződést kötni (Lásd: mconet.hu)
Végeredményben – szerintem – a leghatásosabb „reklám”, ha honlapunkat fel tudjuk fejleszteni cégünk szakmai tevékenységével kapcsolatos hírportállá. (Ez nagyon sokba kerül.)
Ha nem csak magyar területről szeretnénk munkát vállalni, akkor egyrészt a honlapunkon jelenítsünk meg minden tartalmat más nyelveken is, másrészt a külföldi keresőszervereken is kezdeményezhetünk regisztrációkat és manipulációkat.

4.6.9. E-mail kampány és korlátai

Nemrég tovább szigorították Magyarországon is a kéretlen levelek „küldhetőségét”. Mára a névvel rendelkező akár céges címek is magán postafióknak minősülnek. Tehát mielőtt belekezdünk egy elektronikus levél kampányba tájékozódjunk a törvényi háttérről.
Levélcímeket, ahogy arra már hivatkoztam, a cégkatalógusokból, tudakozókból tudunk szerezni. Azonban hozzá kell tennem, hogy igen fáradtságos tevékenység, mert szinte minden hivatkozásnál el kell menni a cég honlapjára, és ott megkeresni az elérhetőségek között a megfelelő címet. És még így sem biztos, hogy odatalál a levelünk. Úgy lehet számolni, hogy egy ember körülbelül 70-80 megbízható címet képes összegyűjteni a honlapokról egy nap alatt. Az e-mail címek mellett mindenképpen érdemes olyan listát készíteni, amelyben rögzítjük a cég további adatait is, például nevét, címét, telefon és faxszámát, általános e-mailcímet (kampányra csak ez használható!), ügyvezető vagy valamilyen szakterületi vezető nevét és címét és a cég fő tevékenységét is. Később ebből a listából akár postai kampányt is indíthatunk (,de az sokkal költségesebb).
Az e-mail kampányban nagyon fontos, hogy már a tárgyban utaljunk a tartalomra. Amennyiben ezt elmulasztjuk, akkor levelünk nagyon könnyen végezheti olvasatlanul a törölt elemek mappában.
A tájékoztatásra helyezzük a hangsúlyt. Legyen a levelünk hírként szerkesztve, azaz legyen headline (rövid, figyelemfelkeltő szöveg) és hírtörzs. Amennyiben valakit érdekel levelünk tartalma, akkor akár 50 sort is elolvas.
Adjunk meg minden elérési paramétert magunkról.
Semmi esetre se vásároljunk a neten árusított e-mail címeket. Ha mégis úgy döntünk, hogy meg kívánunk bízni egy céget az e-mail kampány lefolytatásával, akkor előtte győződjünk meg arról, hogy a cég tényleges munkát végez-e, a felhasznált adatbázisok nem sértenek-e törvényt.
A levelünk olvasottságáról elektronikus tértivevény használatával győződhetünk meg. A tértivevény beállításairól az e-mail kliensprogramunk Help rendszerében találunk programspecifikus információkat.
Ne várjunk csodát az e-mail kampánytól. Figyeljünk oda arra, hogy mely e-mail címekről jött vissza hibaüzenet. Ezeket ellenőrizzük és töröljük adatbázisunkból. Egy kampány nem kampány, de ne ugyanazokat a tartalmakat küldjük folyton, levelünk legyen mindig friss, aktuális.

5. Záró gondolatok

Remélem sikerült hozzájárulnom ahhoz, hogy felkeltsem mindazok érdeklődését, akik hosszabb távú költségmegtakarításokban is gondolkodnak. Szándékom az volt, hogy pár vezetőt kibillentsek nyugalmából, felhívjam a figyelmét arra, hogy ha nem is ért az IT területéhez, annak ellenére lehet ott tennivalója.
Tudom, hogy egy cég életében más területeken is lehet hosszabb távú költséghatékonyság növelő stratégiákat készíteni. Én csak ehhez értek, csak itt tudok segíteni.
Írásomat megpróbáltam a közérthetőség szintjén tartani, hogy ne rettenjen el tőle senki olvasás közben, remélem sikerült.
Maradok abban a reményben, hogy írásommal nem csak ötleteket adtam, hanem felhívtam a figyelmet cégemre, a Robonet-re, ahol a leírt gondolatok konkrét megvalósításában is tudnak segíteni. Ez a figyelem a jövőnkben kapcsolatot, együttműködést, munkát jelenthet majd.
Mindenkinek, aki olvassa és továbbadja tanulmányomat kívánok a sok-sok munkát és alacsony költségeket!